Gegarandeerd besparen met VoIP telefonie. Dat zit net iets anders.

Stefan
van den Berg Meer over Stefan

Er worden gouden bergen beloofd. Maar hoe zit het nu echt? Lees mijn blog.

Er worden je gouden bergen beloofd als je overstapt naar VoIP telefonie. Of was het nu Cloud telefonie of Hosted Voice etc. Tja, er wordt online behoorlijk wat verwarring geschept met deze termen. Laat ik beginnen dat met veel termen dezelfde techniek wordt bedoeld. Zeg maar het oude wijn in nieuwe zakken principe. Één ding wat ze allemaal gemeen hebben: bellen over het internet. Maar in relatie tot kosten en besparen zijn er toch echt verschillen. Ik neem je graag mee in het thema kosten en besparen. Mijn doel? Jij kan na het lezen van deze blog op een verjaardag precies vertellen hoe het zit met kosten en eventuele besparen rond VoIP/Cloud telefonie.

Neem je niet al VoIP telefonie af?

De grootste besparing kan je behalen wanneer je nu de telefonie volledig traditioneel hebt ingeregeld. In Jip en Janneke: je hebt nog ISDN als verbinding en hebt een telefooncentrale aan de muur in je pand. Vanuit deze situatie kan je namelijk je ISDN verbinding verruilen voor een internet verbinding. Je bespaart hierdoor op je abonnementskosten en maandelijkse kosten voor diensten op die lijn (bijv. nummerblokken). Ik vind het gevaarlijk om er een getal aan te hangen, maar 30% is een goede indicatie. En jaja… nu komt de ‘maar’: veel bedrijven zijn door de jaren heen al gaan bellen over het internet (dit is VoIP telefonie). Veel bedrijven maken dus al gebruik van VoIP telefonie. Is dit bij jou het geval? Dan levert de stap naar Cloud telefonie (ook Hosted telefonie genoemd) geen extreme direct besparingen op. Korte verduidelijking: bij Cloud telefonie verplaats je de telefooncentrale naar een extern datacenter in plaats van bij jou op kantoor.

Wat is voordeliger? Investeren in een telefooncentrale of Cloud telefonie.

Als je bovenstaande (al) weet, komt vaak de vraag: Doe ik er verstandig aan te investeren in een telefooncentrale of in een centrale in de Cloud? Wil je een goed antwoord? Dan moet ik bij je langs komen. Voor nu: in 70% van de gevallen durf ik te zeggen dat je beter kunt investeren in Cloud telefonie. Ik leg je uit waarom:

  1. Cloud is de toekomst. Zo simpel is het. Niet? Wanneer kocht jij je laatste CD 😉
  2. Je betaalt voor wat je gebruikt. Bij ISDN lijnen was er vaak sprake van overcapaciteit. Want tja, je wilde wel zeker weten dat je niet in de knel kwam qua aantal lijnen. Met Cloud telefonie betaal je per gebruiker, per maand. En alleen voor wat je daadwerkelijk afneemt. Eigenlijk best logisch. Met dit vaste bedrag per maand worden je kosten ook voorspelbaar.
  3. Het buigt mee met je organisatie. Op- en afschalen in capaciteit zijn mogelijkheden. Hierdoor blijft je omgeving kostenefficiënt. Het belverkeer is ook af te kopen. Afhankelijk van jouw belvolume kan dit een kostenbesparing opleveren.
  4. Het is veilig en up to date. Als je kiest voor een telefooncentrale op locatie ben jij verantwoordelijk voor het onderhoud en de veiligheid. Per uitbreiding of update op je centrale betaal je kosten. De boel veilig houden is ook een hele klus gezien de toenemende cybercrime. Ook dit brengt kosten met zich mee. Bij Cloud telefonie draagt de leverancier zorg voor de updates en veiligheid. Dit zit bij de maandelijkse prijs inbegrepen. Zo weet je waar je aan toe bent.
  5. Het biedt continuïteit. Als jouw telefooncentrale op locatie uitvalt ben je onbereikbaar. Een telefooncentrale in de cloud draait redundant in 2 of soms 3 datacenters. Gaat de ene plat, neemt de ander het over. En dat is ook besparen. Want wat kost het je organisatie als je een halve dag niet bereikbaar bent?
  6. Vaste toestellen de deur uit. Met een enorm goed 4G netwerk (straks ook 5G) kan het vaste toestel soms wel van je bureau. Door vast mobiel integratie toe te passen ben je op je smartphone zowel op je vaste als mobiele nummer bereikbaar. Ook beschik je op je smartphone over de functionaliteit die je gewend bent van je vaste toestel zoals doorverbinden of een conference call opzetten.

Indirecte besparing door werkplezier (efficiëntie)

Het is nieuwe technologie met slimmigheidjes die ervoor zorgen dat je efficiënter kan werken en meer gebruikersgemak ervaart. Onderschat vooral dat laatste niet. Een van de grootste irritatiepunten binnen organisaties zijn systemen die niet of slecht werken. Terug naar slimmer. Wat kan er dan slimmer? De oplossingen gaan vaak verder dan plat vast bellen. Andere communicatiemiddelen worden ook geïntegreerd in deze omgeving. Denk hierbij aan mobiel, presence, video en chat.

Om deze functionaliteit tastbaar te maken naar kosten/besparingen zet ik hieronder per item een tijdseenheid die je per dag kunt besparen. Daarnaast ook nog de invloed op je medewerker- of klanttevredenheid. Ik zou zeggen reken maar uit op jaarbasis!

1. Koppel je telefonie aan je CRM of andere software pakketten.
Zo kan je bijv. wanneer een klant belt, direct doorklikken naar zijn of haar klantkaart. Alle gegevens direct paraat.
30 seconden tijdswinst per klantcontact | Effect klanttevredenheid ++

2. Je krijgt inzicht in de aanwezigheidstatus van je collega’s.
Zo wordt iemand proberen te bereiken die in vergadering zit, toch wat onnozel.
2 min per dag | Medewerkertevredenheid ++

3. Snel bellen vanuit Outlook.
Met één muisklik iemand bellen. Geen nummers meer draaien, niet eindeloos zoeken in allerlei telefoonlijstjes. Snel de juiste contactpersoon aan de lijn. En geloof mij. Eenmaal gewend, wil je nooit meer anders.
2 min per dag | Medewerkertevredenheid ++

4. Chatten, videobellen of documenten delen vanuit dezelfde omgeving.
Bellen is nog enorm belangrijk in organisaties, maar online samenwerken wint terrein. Met chat, videobellen en documenten delen kan je hier invulling aan geven.
De besparing? Ik kan wel iets roepen, maar deze business case maak ik graag samen met jou.

De kosten die je wel hebt met Cloud telefonie

Het is natuurlijk niet zo dat je helemaal geen investeringen meer hebt als je kiest voor Cloud telefonie. Het grote voordeel is dat je geen grote eenmalige investering hebt voor ‘de kast aan de muur’. Wel heb je kosten voor de aanschaf van VoIP toestellen, installatie en programmeren van de cloudomgeving. Denk hierbij aan de callflows of een koppeling met je CRM systeem.

Cloud telefonie maakt je aantrekkelijk.

Talent is schaars in de markt. Je wilt daarom een aantrekkelijke werkgever zijn. Een inspirerende werkplek is een belangrijke voorwaarde. Een werkplek, waarbij iemand over moderne technologie beschikt, is zeker een must. Dus als je investeert in Cloud telefonie werk je dus indirect aan je charme als werkgever.

Zo. Nu weet je een beetje hoe de vork in de steel zit als het gaat om besparen/kosten in relatie tot Cloud telefonie. Maar is er natuurlijk nog veel meer te vertellen. Lees bijvoorbeeld welke oplossingen wij aanbieden, met welke valkuilen je rekening moet houden of hoe je jouw organisatie klaarstoomt voor de cloud. Geen zin in lezen, bel mij en ik drink graag een kop koffie met je om alles haarfijn uit te leggen.

Stefan van den Berg

Vragen?

laat het Stefan weten

Interessant?

laat het anderen weten

Cloud telefonie in een whitepaper

80% van het bedrijfsleven stapt over op Cloud telefonie. Een oplossing die je zeker onder de loep wilt nemen. Met deze whitepaper helpen we je een handje in de oriëntatie en nemen we je mee in een aantal belangrijke aandachtspunten.

Whitepaper cloud telefonie aanvragen