Klantcase | 0to9: Efficiënter werken in projectteams

In het werken met projectteams kan het soms uitdagend zijn om het overzicht te houden. 0to9 optimaliseert deze werkstroom, zodat teams nog efficiënter en fijner kunnen samenwerken. Hoe zij dat doen? Schouders eronder en gaan! Leonie van den Oever en Ilse van der Kaaden vertellen hoe ze dit hebben aangepakt.

Wie is 0to9?

0to9 creëert sinds 2002 als creatief bureau impact voor bedrijven. Daarbij focussen ze zich op strategie, concept en (web)design. Oftewel, werk waar je blij van wordt. Dat is dan ook meteen waar de naam 0to9 vandaan komt: serotonine, het stofje in je hersenen waar je vrolijk van wordt. Vier jaar geleden werd het label 0 Entropy geïntroduceerd. Hiermee richten ze zich meer op de interne communicatie en de cultuurprogramma’s binnen organisaties. Ze leggen bloot in hoeverre persoonlijke waarden aansluiten op de huidige en gewenste bedrijfswaarden. Hoe groter het verschil, hoe groter de entropie. Door de samenwerking tussen 0to9 en 0 Entropy is er een leuke mix op kantoor te vinden met HR professionals, organisatiedeskundigen, creatieven en strategen.

Leonie van den Oever, werkt als Office Manager bij 0to9 en is samen met haar collega Peter de Dijker verantwoordelijk voor telecom en IT. Ilse van der Kaaden werkt in haar rol als Project Manager veel met de oplossingen die DB+ heeft geleverd.

Informatie op veel verschillende plekken

Leonie: “Als creatief bureau werken we op projectbasis samen in verschillende teams. Hierbij wordt veel informatie met elkaar gedeeld op veel verschillende plekken. Voorheen ging dit via de mail, whatsapp, werd het opgeslagen op de server of werden zaken mondeling besproken. Tjaa, zie dan maar eens een document of gemaakte afspraken terug te vinden. Om fijner en efficiënter te kunnen samenwerken zijn we op zoek gegaan naar een oplossing waarmee we alles wat centraler kunnen houden én die veilig is om bestanden en bedrijfsgegevens mee te kunnen delen.”

“Daar kwam nog bij dat ISDN werd uitgefaseerd en was het voor ons tijd om over te stappen op een andere oplossing. DB+ heeft ons geholpen bij die keuze.”

De samenwerking met DB+

“We zijn met DB+ in gesprek gegaan over de overstap naar een nieuwe communicatieoplossing en onze uitdaging op het gebied van samenwerken. Op basis van onze behoeftes en de ontwikkelingen binnen onze organisatie hebben zij gekeken wat het beste bij ons zou passen. We hebben een kijkje bij DB+ genomen om te zien hoe zij diverse zaken hebben ingeregeld en DB+ is ook bij ons op locatie geweest om te zien waar onze aandachtspunten liggen. Op basis van deze gesprekken en het advies hebben we de keuze gemaakt om van ISDN de overstap te maken naar KPN EEN en zijn we gaan testen met Webex Teams.” legt Leonie uit.

De aanpak die DB+ hanteert was voor ons heel duidelijk tijdens de omzetting en werkt ook nu erg fijn. Ik heb het gevoel dat ik altijd mijn vraag bij hen kan neerleggen en dat dit ook gelijk wordt opgepakt. Daarbij is de overgang van ISDN naar KPN EEN heel makkelijk gegaan. Het voelde bijna alsof het te makkelijk ging. Alles werkte meteen: toestellen werden geïnstalleerd en met een duidelijke uitleg konden we gelijk aan de slag. Ik heb echt zitten wachten tot er iets fout zou gaan, maar dat gebeurde niet 🙂 Het fijne aan KPN EEN voor mij is dat we vast op mobiel binnen kunnen laten komen, ik de voicemail zelf kan aanpassen/inspreken en kan doorschakelen waar nodig.”

We hadden te maken met 60% aan interne mails. Dit is nu gehalveerd.

Test, test, test…

Ilse: “We werken met projectteams en om die communicatie gestructureerd te houden was een tool als Webex Teams zeer welkom. Om te bepalen of deze tool bij ons zou passen zijn we direct gaan testen. We zijn gestart met 5 collega’s en merkten al snel het grote voordeel. Zo hebben we tijdens de testfase eigenlijk al steeds meer collega’s erbij gehaald en zijn we het gewoon gaan gebruiken. Dat ging heel natuurlijk.”

“We hebben Webex Teams nog wel officieel afgetrapt tijdens een van onze welbekende lunchsessies. Met meer info over de tool en hoe we het in wilden zetten. Nu worden er ruimtes aangemaakt voor klanten en maken wij subgroepen aan op online, beeldtaal en bijvoorbeeld algemeen. Op deze manier is informatie makkelijk terug te vinden, zonder dat iedereen een CC krijgt van iedere mail. Zo bestond voorheen 60% van onze mail uit interne mails! Dit is gehalveerd. Andere voordelen die Webex Teams ons heeft gebracht? Collega’s worden alleen betrokken bij de onderdelen die voor hen relevant zijn én iedereen die nieuw aan het projectteam wordt toegevoegd kan heel gemakkelijk alles teruglezen.”

“Om ervoor te zorgen dat het hele team Webex ook echt ging gebruiken hebben we er ook een fun-element aan toegevoegd. Zo is er een muziekgroep aangemaakt waarin je je verzoeknummertjes voor op kantoor kunt doorgeven en worden teamuitjes zoals de escape room ook op deze manier geregeld. Dat heeft geholpen in het gebruik.”

Webex werkt heel relaxed bij projectmatig werken.

Toekomstmuziek

Leonie: “Webex Teams heeft meerdere functionaliteiten die we nog lang niet allemaal gebruiken. De komende periode willen we het gebruik van Webex verder uitbouwen binnen het team maar bijvoorbeeld ook in onze vergaderruimtes. Daarnaast hebben we de wens om op termijn te stoppen met andere communicatiekanalen zoals whatsapp, zodat je zoveel mogelijk via slechts een aantal kanalen communiceert. Hier moet bedrijfsbreed nog een beslissing in worden genomen.”

 

 

Webex Teams in een whitepaper

We helpen we je graag een handje in je oriëntatie en nemen je in deze whitepaper mee in een aantal belangrijke aandachtspunten.

Vraag je whitepaper aan