Klantcase | Ipse de Bruggen: een digitale werkplek in de zorg

De zorg verandert. En hoe! Cliënten participeren steeds meer in de samenleving en zelfstandigheid wordt gestimuleerd waar mogelijk. Hierdoor worden cliënten steeds mobieler. De zorgprofessional moet hierdoor altijd en overal kunnen werken. Hoe zorg je er voor dat zij hun werk fijn en efficiënt uit kunnen voeren èn kwalitatieve zorg kunnen blijven bieden? Dat is een enorme uitdaging. De inzet van slimme digitale oplossingen speelt hierbij een cruciale rol. Ron Bodt legt uit hoe ze dit bij Ipse de Bruggen doen.

Ipse de Bruggen als organisatie

Ipse de Bruggen biedt zorg aan mensen met een verstandelijke of meervoudige beperking. 5500 medewerkers zetten ze zich iedere dag in op meer dan 300 locaties in Zuid Holland om de zorg elke dag een beetje beter te maken. Binnen deze club zijn er 30 collega’s werkzaam in het team Informatievoorziening (IV). Hun doel? De zorgprofessional voorzien van de juiste middelen om hun werk fijn en efficiënt te kunnen uitvoeren. Hierbij zijn zij verantwoordelijk voor optimalisatie van werkprocessen, project- en servicemanagement en telefonie-, applicatie-, systeem- en serverbeheer. Ron Bodt, Service Manager bij Ipse de Bruggen is onderdeel van dit team en het aanspreekpunt voor collega’s op bestaande producten en diensten. Ook heeft hij veel contact met leveranciers en houdt hij zich gedeeltelijk bezig met inkoop en voorraadbeheer van IT materialen.Ipse de Bruggen

Ontwikkelingen zorg in relatie tot ICT

Ron vertelt: “De zorg in Nederland richt zich steeds meer op zelfredzaamheid van cliënten met als doel om zo lang mogelijk thuis te kunnen blijven wonen. Hierdoor zijn onze medewerkers meer op pad en moeten daardoor altijd en overal kunnen werken. Als organisatie bewegen we daarin mee. Zo stonden vroeger de servers op locatie en hadden medewerkers een thin client op hun werkplek. Nu moet er een laptop of tablet mee met alle risico’s van dien. Dit had wel wat gevolgen voor ons als ICT’er, want we gaan daarbij van centraal beheer naar een cloud omgeving. In de toekomst verwacht ik dat we ook steeds meer naar een app gestuurde omgeving toegaan. Die ontwikkelingen gaan heel snel. Zo zie je al dat bepaalde functionaliteiten die in de Appstore staan nu al in de zorg worden gebruikt en ook echt een rol krijgen in de zorgverlening.”

Met DB+ kunnen we echt coöperatief samenwerken. Het grote voordeel is dat jullie leveren aan grotere partijen en weten hoe je dat moet organiseren, maar jullie blijven als een MKB organisatie werken. Dat maakt het heel persoonlijk.”

De digitale werkplek

“Een van de projecten waar ik aan werk is de digitale werkplek. Hier zijn we in 2016 mee gestart om medewerkers plaatsonafhankelijk te kunnen laten werken. Voor deze uitrol hebben we vier gebruikersprofielen ontwikkeld waarin we onze medewerkers kunnen indelen. Zo is er per gebruikersprofiel bepaald welke systemen en materialen er nodig zijn om medewerkers binnen dat profiel goed te kunnen laten werken. Alle ICT apparatuur wordt sindsdien volgens deze richtlijnen ingekocht. In dezelfde periode stopte Microsoft met de ondersteuning van onze toestellen, waardoor we ook deze hebben vervangen. Daarbij is op basis van grondig onderzoek op gebruiksvriendelijkheid, beheer en beveiliging van devices de overstap gemaakt naar het iOS platform van Apple.”

DB+ heeft de kennis en ervaring!

“Het beheer van alle devices wordt steeds lastiger, omdat we niet meer praten over 50 toestellen, maar over meer dan 1500. Om die reden zijn we met DB+ op zoek gegaan naar een goede beheertool die samenwerkt met onze MDM oplossing Intune. We hebben daarbij gekozen voor Apple DEP (Device Enrollment Program) en het VPP (Volume Purchase Program). Met DEP kunnen we direct de juiste instellingen/apps pushen, zijn toestellen geregistreerd en kunnen we ze terugvinden/traceren. Met VPP kunnen we apps via ons bedrijfsportaal pushen richting de devices. Zo kunnen gebruikers direct de juiste functionaliteiten gebruiken en hoeven we dat niet meer per toestel in te richten. Dat scheelt ons bergen werk.”

Alles uit handen nemen

“Vanuit de afdeling IV hebben we de wens om steeds meer uit te besteden. DB+ heeft de kennis en ervaring om dit te kunnen en is daarin ook onze totaalpartner voor alle communicatiediensten, waaronder telefoonverbindingen, internetverbindingen en mobiel internet. Vanuit deze samenwerking heeft DB+ de hele uitrol van de nieuwe toestellen en tablets voor ons verzorgd. Zo hebben wij gezamenlijk de voorbereidingen getroffen. Vervolgens hebben zij de planning gemaakt per locatie wanneer welke medewerker zijn/haar toestel kon komen omruilen. Hier is per omruilsessie een beperkte groep gebruikers ingepland, zodat er voldoende aandacht besteed kon worden per gebruiker. Bij het omruilen zijn direct de gegevens omgezet van het oude naar het nieuwe toestel en kregen onze medewerkers een mini-training over het nieuwe toestel en is de gebruikersovereenkomst voor HR direct ondertekend. Tot slot is de registratie van de toestellen in ons systeem ook geregeld, zodat wij altijd kunnen zien welke medewerker welke telefoon heeft gekregen. Dat is nu volledig ontzorgt worden! Door tijdens het traject regelmatig te overleggen met het projectteam zagen we dat de uitlevering nog efficiënter kon worden opgepakt en hebben we tijdens het project zaken bijgestuurd.”

“Wat er gebeurt bij een defect toestel? Dan maken we gebruik van de SWAP service van DB+. Een defect toestel wordt gemeld bij onze servicedesk. DB+ wisselt deze binnen een dag op locatie om en zet alle gegevens netjes over, zodat medewerkers beschikking houden tot hun toestel en de gegevens die daarop staan. DB+ verzorgt vervolgens de reparatie en beheert onze voorraad. Ook dit stukje nemen zij volledig uit handen.”

“Waarom moeilijk doen als het samen kan? We zijn in deze projecten samen opgetrokken en het vertrouwen in DB+ is aanwezig. In het proces zorgen we ervoor dat we beiden scherp blijven.”

Draagvlak voor nieuwe oplossingen

“Hebben we een nieuw project? Dan testen we deze in onze proeftuinen en met onze ICT adviesteams. De proeftuinen zijn geselecteerde zorglocaties waar projecten in de praktijk worden getest door onze zorgprofessionals. Op basis van hun ervaring in het veld kunnen zij ons IV team voorzien van goede feedback. De adviesteams ICT bestaan uit meerdere collega’s vanuit verschillende plekken uit de organisatie die ook weer vanuit hun expertise kunnen testen en feedback kunnen geven. Samen zijn zij de ambassadeurs om ook de rest van de organisatie te helpen. Zo creëer je draagvlak.”

“Sinds de start van de digitale werkplek is er al veel veranderd in de manier van werken. Om ervoor te zorgen dat iedere collega mee kan in deze verandering hebben wij digicoaches ingezet. Onze digicoaches helpen medewerkers met het gebruik van nieuwe middelen. Hoe? Door een nieuwe techniek aan te bieden met een warme overdracht en zichtbaar te zijn op de locaties, zodat er altijd iemand is om te helpen. Ik zou die rol ook voor de toekomst willen borgen, omdat ze zeer waardevol werk verrichten bij implementaties.”

“Samenwerken is het sleutelwoord.”

Uitdagingen voor de toekomst

“De uitdagingen die ik zie voor de toekomst? Mijn rol als Service Manager verandert naar meer regisserend, waarbij ik mij meer zal focussen op optimalisatie en ontwikkeling van onze werkprocessen samen met de zorgprofessionals op locatie. De aankomende jaren blijft het aantal projecten groeien, wordt de digitale werkplek verder uitgerold en gaan we nog meer in de cloud werken. Ik verwacht dat het mobiel werken in de toekomst nog sterker zal groeien wanneer onze specifieke bedrijfsapplicaties als app beschikbaar komen. Om onze medewerkers te helpen bij het gebruik van nieuwe functionaliteiten zou ik video’s willen ontwikkelen, zodat zij vernieuwingen nog gemakkelijker eigen kunnen maken.”

“Ons doel? De zorg ontzorgen/ondersteunen. We willen echt naar de zorg toe. Wij zijn leverancier van onze zorgprofessionals en ondersteunen ze in hun werk.”

Meer info over beheren?

Wil je meer weten over onze oplossingen voor beheren? Laat het ons weten en wij nemen contact met je op!

Meer over beheren