Klantcase | Zorggroep Oldael: betrouwbare bereikbaarheid in de zorg

Regelgeving en een steeds intensievere en diverse zorgvraag zijn factoren die de zorg veranderen. Om de juiste zorg te kunnen blijven bieden moeten organisaties zich blijven ontwikkelen. Techniek kan hierin een belangrijke rol spelen en ervoor zorgen dat dagelijkse werkzaamheden beter en effectiever kunnen worden uitgevoerd. Huib van der Velde legt uit hoe ze dit bij Stichting Zorggroep Oldael doen.

Stichting Zorggroep Oldael

Stichting Zorggroep Oldael

Stichting Zorggroep Oldael wil ouderen de mogelijkheid bieden om zo lang mogelijk zelfstandig te kunnen wonen. Ze bieden zorg op maat voor zo’n 150 bewoners op twee locaties Oldeslo en Aelbrecht van Beijeren. Drie kernwaarden staan hierbij centraal: waardig, aardig en vaardig. De meeste ouderen wonen hier op basis van een WLZ-indicatie, ook voor echtparen zijn hier mogelijkheden. Voor bewoners met dementieproblematiek is er in Oldeslo een aparte vleugel met aangepaste voorzieningen.

Risico op bereikbaarheid

Huib van der Velde, Teamleider Wonen & Service vertelt: “Bereikbaarheid is voor onze organisatie een belangrijk punt. Toen wij in gesprek kwamen met DB+ hadden een aantal vraagstukken prioriteit. Zo waren een aantal systemen en oplossingen uit contract waardoor we de nodige risico’s liepen in onze bereikbaarheid. In de gesprekken met DB+ werd snel duidelijk dat het tijd werd om te kiezen voor een langetermijn oplossing in plaats van het blussen van kleine brandjes. DB+ heeft een onderzoek uitgevoerd en van daaruit een visiestuk gepresenteerd die ons weer klaar zou maken voor de toekomst.”

Een nieuwe omgeving

“Op basis van het visiestuk hebben we besloten om te starten met onze nieuwe omgeving. Zo kreeg onze telefooncentrale, de Cisco Callmanager een upgrade naar de nieuwste versie. Hierdoor is deze interoperabel met onze (zorg)systemen, blijft deze functioneren als de internetverbinding is verbroken en hebben we nu een toekomstvaste oplossing op het gebied van support en upgrades. Voorheen waren we soms niet bereikbaar en was doorverbinden met het systeem lastig. Met onze nieuwe menustructuur werkt doorverbinden fijn en maken we meer gebruik van rechtstreekse nummers waardoor we onze receptie ook hebben kunnen ontlasten.”

“Naast de telefooncentrale is er ook een nieuwe telefonieverbinding gerealiseerd met Vodafone VPN en SIP verbindingen. Op deze manier zijn beide locaties met elkaar verbonden en dienen ze als back-up voor elkaar. In het project moest het zorgsysteem opnieuw gekoppeld worden aan de telefooncentrale, zodat de DECT toestellen op de juiste manier konden worden ingezet. Deze DECT toestellen die medewerkers bij zich dragen zijn ingericht per etage en ingesteld op dag-, avond- of nachtdienst. Drukt een bewoner op het halsalarm of geeft het valpreventiesysteem een melding? Dan komt dit signaal direct binnen op de groep DECT toestellen van die afdeling, zodat medewerkers snel ter plaatse zijn. De overgang van de oude naar de nieuwe telefooncentrale ging fantastisch, dat hebben de heren van DB+ heel goed gedaan. Arthur, Dennis, Thijs en Mathijs zijn echt koningen. Daarbij heeft het ook een mooie besparing op de maandelijkse lasten opgeleverd.”

Klantcase Oldael Huib van der Velde

“Het grote voordeel dat de nieuwe omgeving mij brengt? Onze omgeving is nu beter beheersbaar en we kunnen zelf onze voicemail inspreken en inrichten. De overgang naar de nieuwe omgeving heeft mij heel veel rust gegeven, omdat ik op deze omgeving kan vertrouwen.”

Huib van der Velde | Stichting Zorggroep Oldael

Efficiënter werken met tablets

“Niet alleen de telefonieomgeving moest worden vernieuwd, want er stond nog een grote wens op onze lijst: het makkelijker benaderen van het elektronisch patiëntendossier (ECD). Medewerkers moeten namelijk veel rapporteren rondom de zorg voor onze bewoners. Om te voorkomen dat ze dit overdag noteren en later nogmaals moeten invoeren op de computer wilden wij overstappen naar Apple tablets. Medewerkers kunnen nu tijdens hun rondes de rapportage direct invoeren op de iPad waardoor dubbel werk verleden tijd is. Met een pilotteam hebben we de tablets getest en op basis van hun enthousiaste reacties verder uitgerold binnen de organisatie. DB+ heeft ons geadviseerd m.b.t. de technische mogelijkheden en onmogelijkheden i.c.m. de keuze voor een Mobile Device Management oplossing. Met deze MDM oplossing worden wij ontzorgd en pakt DB+ het beheer en onderhoud voor ons op.”

Fijne samenwerking met humor

“DB+ is een innovatieve partij waar ze hard werken en echt weten waar ze het over hebben. Ik heb een hele fijne samenwerking gehad met het projectteam: een duidelijk stappenplan, heldere en open communicatie samen met een flinke dosis humor. Zo ben ik tijdens het project gestopt met roken en kreeg ik op een dag een pakketje geleverd met chocolade sigaretten, thee en fruit om mij te helpen met stoppen. Heel attent en ik ben nog steeds gestopt!”

“Voorheen hadden we geen hulplijn. Als iets nu niet werkt bellen we DB+ die ons met alle liefde helpt. De betrokkenheid van het team heb ik gevoeld en geproefd en dat heeft echt met de mensen te maken die bij DB+ werken.”

“Ik ben geen techneut. Arthur kon de techniek vertalen in Jip en Janneke taal. Fijn!”

De toekomst van de zorg

“De zorg zal zich blijven ontwikkelen door de veranderingen in wetgeving en het belang van het beschermen van gegevens. We werken al met tweestapsverificatie om het elektronisch patiëntendossier te kunnen benaderen en gebruiken een tag om te kunnen printen. Om ons sleutelplan nog veiliger te krijgen zou ik in de toekomst graag overstappen op het elektronisch openen van deuren door bijvoorbeeld het gebruik van een tag. Het werkt prettiger voor onze medewerkers, maar ook voor de bewoners is een deur sneller opengemaakt. Daarnaast is dit ook veiliger voor ons als organisatie. Gaat een medewerker uit dienst? Dan is een tag makkelijk te blokkeren.”

“Domotica zal verder worden doorontwikkeld, waardoor er steeds meer geautomatiseerd kan worden. Hier is al redelijk wat in beschikbaar, maar omdat wij een kleine organisatie zijn staat dat vooralsnog niet op de hoogste plek in de agenda.”

“We zijn geen innovators, omdat we een kleine zorgorganisatie zijn. We hoeven geen Rolls Royce, maar willen een goede Volkswagen. Met deze communicatieomgeving hebben we een stabiele, veilige omgeving waar we op kunnen vertrouwen.”