Klantcase | UnameIT: van 3 organisaties naar één

Ze zijn er klaar voor. UnameIT, Cartel en ADA gaan samen verder als één organisatie: UnameIT. Met een verhuizing naar een nieuw pand komen de teams samen en moet ook de communicatieomgeving één worden. En toen kwam Covid19. Hoe zorg je er met die uitdagingen voor dat medewerkers goed en fijn kunnen werken?

Klantcase UnameIT

Wie is UnameIT?

UnameIT is actief in de software voor bedrijven in de automotive sector. Zij levert oplossingen die autobedrijven gebruiken om te kunnen verkopen. Dat gaat van websites, het maken van offertes, het opvolgen van leads, online auto’s kopen, werkplaats reparaties plannen tot de herhaalaankoop van een volgende auto. Met de oplossingen van UnameIT heeft het autobedrijf zicht op de volledige customer journey. Arnoud de Jong is in zijn rol als Director Operations & Solutions onder andere verantwoordelijk voor algemene zaken, waaronder ook de telefonie.  

De uitdaging: van drie naar één omgeving

Arnoud vertelt: “In het samengaan van de drie organisaties UnameIT, Cartel en ADA wilden we de bedrijven dichter naar elkaar toe brengen. Fysiek zouden we in 2020 bij elkaar komen in een nieuw pand om als één verder te gaan.  

Vanuit de drie telefonieoplossingen: een mobiele oplossing, een vaste oplossing voor ADA en UnameIT en een vaste oplossing voor Cartel, wilden we terug naar één omgeving. We wilden af van het continu aanschaffen van nieuwe vaste toestellen voor nieuwe medewerkers, een betere inrichting voor wachtrijmenu’s en betere managementinformatie. Daarbij moest onze supportdesk, servicedesk en de helpdesk in de nieuwe situatie als één nieuw aanspreekpunt gaan fungeren: UnameIT Customer Service.  

En op het moment dat we in ons nieuwe pand konden werken kwam covid19. Medewerkers gingen massaal thuiswerken. Niet iedereen heeft een mobiele telefoon vanuit de zaak dus daar moest ook een oplossing voor worden gevonden.” 

De samenwerking met DB+

“We werken al heel wat jaren goed samen met DB+. De persoonlijke benadering en goede afstemming vinden we heel erg fijn. Ik was al met Juriën in gesprek over de mobiele telefonie toen ik onze uitdaging voorlegde m.b.t. het samenvoegen van de organisaties en het thuiswerken. Omdat wij zelf net waren gestart met Microsoft Teams om met collega’s te chatten en in projectvorm met elkaar samen te werken, was de link naar bellen via Teams snel gemaakt. Want hoe fijn zou het zijn als we alles vanuit één omgeving kunnen?” 

“Omdat we al bekend waren met Microsoft Teams heeft mijn collega Frank van Kampen samen met de Engineers van DB+ de implementatie gedaan. Een leuk één-tweetje en een mooie manier om onze eigen kennis te vergroten.” 

Arnoud de Jong

We vinden de persoonlijke benadering en de afstemming met DB+ heel erg fijn 

Arnoud de Jong | UnameIT

Voordelen van één nieuwe omgeving

“De nieuwe communicatieomgeving heeft ons zeker mooie voordelen opgeleverd. Zo hebben medewerkers met Teams nu één omgeving waar ze vanuit kunnen werken en bellen. Ook bellen ze uit met het vaste nummer van UnameIT. Zo is er voor klanten geen verschil of iemand nu vanuit huis werkt of vanaf kantoor. Om de kwaliteit van de gesprekken te waarborgen hebben we via DB+ kwalitatief goede headsets beschikbaar gesteld aan de medewerkers.   

Met Microsoft Teams kunnen we voor de supportgroep de wachtrijmenu’s veel beter inrichten dan voorheen en hebben we als management inzicht in het aantal telefoontjes, gespreksduur etc. om iets van te kunnen vinden. Daarbij zijn er geen vaste toestellen en hardware telefooncentrale meer nodig, wat een besparing oplevert. 

We hebben onze mobiele telefonie oplossing gecombineerd en een VAMO koppeling opgezet. Hiermee kunnen collega’s gemakkelijk vanuit Teams doorverbinden naar iedere collega, of je nu een mobiel van de zaak hebt of niet.” 

Met de inrichting van Microsoft Teams kunnen we de wachtrijmenu’s veel beter inrichten en is de managementinformatie beter inzichtelijk dan voorheen.

Hoe UnameIT haar toekomst ziet

“Hoe wij onze toekomst zien? Digitalisering is een hot topic in iedere branche, maar voor ons is digitalisering onze business. We blijven onze oplossingen doorontwikkelen en uitbreiden om de autobranche te helpen bewegen naar online. Daarbij moeten we ook onze eigen processen onder de aandacht houden, zodat we efficiëntie behouden bij het groeien van onze organisatie. Met de Microsoft Teams telefonieoplossing hebben wij weer een mooie stap gezet. Zo’n beweging naar een softwareoplossing is een hele fijne. Het creëren van één omgeving met Microsoft Teams heeft ervoor gezorgd dat medewerkers prettig kunnen samenwerken en zorgt ervoor dat thuiswerken in de toekomst onderdeel kan worden van onze standaard arbeidsvoorwaarden.” 

“Voorheen hadden we geen hulplijn. Als iets nu niet werkt bellen we DB+ die ons met alle liefde helpt. De betrokkenheid van het team heb ik gevoeld en geproefd en dat heeft echt met de mensen te maken die bij DB+ werken.”