Online samenwerken met videoconference

Joey
Zegwaard Meer over Joey

Een medewerker is gemiddeld 8,5 uur per week kwijt aan vergaderen. Ik herhaal: acht-en-een-half uur! Tijd die we vaak liever besteden aan echt dingen doen. Maar je weet net zo goed als ik… vergaderen is nodig. De vraag is dan ook hoe we het efficiënter kunnen maken en tegelijkertijd de kwaliteit kunnen verhogen? Videoconference bied je een antwoord. Vergaderingen duren korter, reistijd kan worden weggestreept en het geeft je de mogelijkheid om adhoc zaken in te plannen. Ik neem je graag mee in de wereld videoconference.

Videoconference

Wat is dat precies?

De technologie bestaat al zo’n 15 jaar, maar begint nu pas echt van de grond te komen. Waarom? Ten eerste is de techniek achter de dienst op vele vlakken verbeterd. Beeld en videokwaliteit is de afgelopen jaren steeds beter geworden. Ten tweede hebben de applicaties binnen de particuliere markt een belangrijke rol gespeeld in de stimulans van het gebruik ervan. Je kunt hierbij denken aan oplossingen zoals Facetime, Skype, Whatsapp en Messenger. Tot slot is de oplossing een stuk gebruikersvriendelijker geworden. Voorheen was een er complete ICT-partij nodig om een videocall op te zetten. Nu doe je dit met één druk op de knop.

Wat levert online vergaderen precies op?

Het antwoord hierop is simpel: Tijd. En tijd is – daar is ‘ie weer – geld. Onderstaand geef ik je een aantal voorbeelden van tijdbesparing:

Vergaderen kost minder tijd
Uit onderzoek blijkt dat online vergaderingen een stuk korter duren dan normale vergaderingen. Ook ik merk dat. Moet er een belangrijke beslissing genomen worden? Vervang het ‘handje omhoog’ dan voor een poll die je gelijk invult. Wel zo makkelijk.

Sneller inplannen
Een vergadering inplannen is vaak een waar drama. We zijn allemaal druk, druk, druk. Naast druk is het kantoor ook steeds minder onze vaste werkplek. Zo is een collega bijvoorbeeld wel beschikbaar, maar niet in de buurt. Met een goede oplossing kan je de online beschikbaarheid inzien en kan je die collega online aan laten sluiten bij de vergadering. Zo is een vergadering of spoedoverleg eerder ingepland en kun je sneller door.

Minder reistijd
Een inkoppertje, maar zeker niet onbelangrijk. Meer online vergaderen betekent minder mensen op de weg. Naast de tijdbesparing voor jezelf dus ook prettig voor het milieu.

Indirecte voordelen van videoconference

Tijdsbesparing is een direct voordeel voor je organisatie, maar er zijn uiteraard ook indirecte voordelen:

Meer betrokkenheid met collega’s/externen
Minder reistijd en adhoc vergaderingen inplannen zorgt voor tijdbesparing. Met behulp van videoconference is het daarom mogelijk om frequenter te vergaderen. Hierdoor wordt de betrokkenheid en samenwerking met collega’s of relaties vergroot.

Om je een voorbeeld te geven: Eén van mijn klanten is gevestigd in Leiden. Vanuit Wateringen is dit een half uur reistijd. Ik ga samen met een collega en trek een uur uit voor het overleg. In totaal komt dit uit op 4 uur: 2x een uur overleg en 2x een uur reistijd. Inmiddels hebben we dit opgelost door elke week online te vergaderen. Gemiddeld zijn we binnen een half uur klaar, dus effectief kost het mij en mijn collega allebei een half uur: totaal 1 uur. Dat is maar 25% van de tijd die het ons zou kosten als we op locatie vergaderen. Tel uit je winst!

Minder mailverkeer
Er is niets vervelender dan een overvolle mailbox. Je verliest het overzicht en prioriteiten bepalen wordt lastiger. Doordat vragen, wijzigingen etc. rondom een project worden doorgegeven via de chatfunctie binnen een samenwerkingstool (bijv. Webex Teams of Skype for Business) van het projectteam wordt een deel van het mailverkeer ‘opgeruimd’.

Overal kunnen werken
Met behulp van online vergaderen maakt het niet meer uit of je aan je eigen keukentafel werkt, in een koffietent zit of op Ibiza bent. Zolang je een stabiele internetverbinding hebt is het mogelijk om met elkaar te vergaderen.

Snel data kunnen delen
Met een goede oplossing is het mogelijk om samen een team/project te starten. Binnen deze virtuele omgeving kan data (documenten, video etc.) met elkaar worden gedeeld. Zodra een samenwerkingspartner later toegevoegd wordt is het voordeel dat hij/zij inzage heeft in de eerdere gesprekken en bijlagen.

Tips: videoconference succesvol maken

Videoconference succesvol toepassen in jouw organisatie? Lees mijn tips voor een goede basis.

1. Goede hardware
Online vergaderen is mogelijk via Pc’s, laptops, tablets en smartphones. Belangrijk is dat deze apparaten beschikken over een goede camera en microfoon. Dit voorkomt ruis en zorgt ervoor dat je de persoonlijke aspecten van een face-2-face gesprek niet verliest. Een lawaaierige ruimte kan eventueel opgelost worden met een headset of software die achtergrondgeluiden weg filtert.

2. Stabiele internetverbinding
Om haperende, oncharmante gezichten te voorkomen is een stabiele internetverbinding met voldoende bandbreedte noodzakelijk. Met steeds minder vaste werkplekken is een goed WiFi netwerk intern ook van groot belang. Kijk verder ook naar de mogelijkheid om je voice- en videoapplicaties voorrang te geven op je netwerk. Een binge-watcher binnen jouw team moet er natuurlijk niet voor zorgen dat je videocall gaat haperen.

3. Maak het gebruik gemakkelijk
Vaak vereist een wachtwoord een lange combinatie van letters en cijfers. Lastig en zorgt ervoor dat een gebruiker minder snel de oplossing gebruikt. Moderne applicaties zijn tegenwoordig vaak geïntegreerd met de bedrijfssoftware. Hierdoor is slechts één druk op de knop benodigd voor het opzetten van een call. Makkelijk!

4. Training personeel
Een oplossing is pas succesvol als het team er maximaal gebruik van maakt. Dit gaat niet vanzelf. Besteed hier aandacht aan door training en begeleiding. Dit stukje wordt vaak onderschat.

Maak kennis met onze oplossingen

Kortom, videoconference heeft een groot aantal voordelen. Maar Joey, zijn fysieke afspraken dan niet veel persoonlijker? Jazeker, dat zal ook zo blijven. Het is een aanvulling, geen vervanging. Ik adviseer je graag over de toepassing van videoconference in jouw organisatie. We bieden diverse zakelijke oplossingen zoals Skype for Business en Webex Teams. Samen kunnen we kijken wat het beste past. Wil je meer weten over de mogelijkheden? Laat het mij weten of vraag een demo aan.

Meer weten over videoconference?

Wil je meer informatie ontvangen over videoconference of een demo inplannen? Laat het ons weten en wij nemen contact met je op!

Informatie of demo aanvragen

Joey Zegwaard

Vragen?

laat het Joey weten

Interessant?

laat het anderen weten