Op afstand samenwerken: Microsoft Teams of Webex Teams?

We horen het Rutte nog zeggen: “Iedereen moet thuiswerken, behalve de mensen met ‘vitale beroepen’.” Dus daar gingen we: laptop, beeldscherm en bureaustoel ingepakt om thuis de woon-/eet-/slaapkamer om te toveren tot thuiswerkarena. Inmiddels is het stof wat meer neergedaald en weten we dat thuiswerken een blijvertje is. Tijd om met een IT-blik te kijken naar het best passende collaboration platform voor de lange termijn.

Joey
Zegwaard Meer over Joey

Dat thuiswerken is overigens voor de samenwerkingstools Microsoft Teams en Cisco Webex Teams een aardige opsteker. Microsoft zag bijvoorbeeld in negen maanden tijd het aantal Teams-gebruikers verzesvoudigen tot 75 miljoen in april 2020. En Cisco verwerkte in maart 2020 een record van 3,2 miljoen unieke meetings op één dag aan videomeetings via Webex Teams.

Ok, het is duidelijk. Beide tools zijn populair, maar hoe maak je de goede keuze voor jouw organisatie? We helpen je graag op weg in vijf stappen.

Stap 1 | Hoe ziet je IT-omgeving eruit?

Gebruikt jouw bedrijf Microsoft (eerder Office) 365? Dan ligt de keuze voor Microsoft Teams voor de hand. Want je raadt het al, Teams is onderdeel van de 365 suite. Je bent hiermee verzekerd van een naadloze ondersteuning van de volledige workflow. Heeft jouw bedrijf Cisco-hardware en zullen er in de toekomst ook andere hardware-items moeten worden toegevoegd? Dan is Webex Teams een verstandige keuze. Maak je al gebruik van een Cisco Communications Manager? Dan is Webex zeker interessant voor jouw organisatie. Het kan namelijk volledig geïntegreerd worden in je bestaande omgeving. Overigens zijn beide platforms ook prima te integreren, zodat je in principe altijd vrij bent in je keuze, maar dit vraagt wel wat meer IT-kennis.

Stap 2 | Naar welke functionaliteiten ben je op zoek?

De overeenkomsten

Laten we beginnen met de overeenkomsten: beide platforms bieden de mogelijkheid om, met of zonder beeld en geluid, één op één of met een groep samen te werken. Via videobellen, vergaderingen opnemen, chat, whiteboard, bestanden delen – wat ook allemaal tegelijk kan plaatsvinden – en activiteitenfeeds met updates. Het inplannen van vergaderingen is geïntegreerd met de agenda. Bij beide oplossingen is de user experience zoals je die mag verwachten van deze twee grote marktspelers. De interfaces zijn intuïtief, maar mocht dat nodig zijn, dan bieden Microsoft en Cisco professionele ondersteuning voor IT’ers en gebruikers om ze wegwijs te maken. En bijna vanzelfsprekend: beide platforms bieden maximale security.

De verschillen

Dan de verschillen. Het allerbelangrijkste verschil is dat Microsoft Teams, gestart als chat- en samenwerkingsapplicatie, steeds meer integraties krijgt met nieuwe applicaties binnen Microsoft Office 365, maar ook met applicaties van derden. Zo zie je bijvoorbeeld dankzij de koppeling met de Outlook-agenda direct of een gebruiker bezet is of beschikbaar. Microsoft heeft dit jaar de versnelling ingezet om steeds meer mogelijk te maken binnen Teams.

Bijvoorbeeld de Bookings-app voor agendabeheer, die onder andere dubbele afspraken voorkomt. Ook zijn er templates beschikbaar voor sectoren (ziekenhuizen, banken) en afdelingen (sales, marketing, event management, crisis response), aanpasbaar aan de eigen wensen.

Webex Teams is gestart als videoconferencing app en daarom is vooral de videofunctie sterk ontwikkeld. In Webex Teams is het gemakkelijker om externe meetings, via een ander platform, te koppelen. Is er vaak video-contact via andere platforms of met grote groepen, dan verdient Webex de voorkeur, vanwege de soepele integratie met hardware en de koppeling met systemen van derden.

Stap 3 | Hoe zit het met bellen via Teams?

Bij beide oplossingen kun je inmiddels ook zakelijke vaste telefonie koppelen. Hierdoor kun je via je Teams-applicatie bellen en gebeld worden op je vaste nummer. Ideaal, want op deze manier manage je jouw bereikbaarheid binnen één applicatie (bij Webex gaat dat niet via de applicatie zelf zoals bij Microsoft Teams, maar via een Callmanager, maar je begrijpt het idee).

Microsoft Teams in combinatie met Vodafone Calling in 365

Bij Microsoft Teams is het mogelijk om direct een koppeling te maken met het vaste telefonienetwerk van Vodafone Business. Hiervoor heb je Vodafone Calling in Office 365 nodig. Vodafone biedt hierbij hoge beschikbaarheid. Indien er een storing is binnen Microsoft biedt Vodafone een extra veiligheidsbuffer met Vodafone Emergy Routing. Tevens biedt Vodafone ook extra diensten aan bovenop Microsoft Teams, zoals contactcenteroplossingen, receptieoplossingen en oplossingen voor gespreksopnames.

Webex Teams integreren met Callmanager of Broadsoft

Cisco is al jaren een sterke speler op het gebied van telefonie. Logisch dus dat Cisco ook telefoniefunctionaliteit binnen Webex Teams biedt. Bij Cisco kan je telefonie op twee manieren integreren, namelijk via de Cisco Communications Manager (ook wel Callmanager genoemd) of Broadsoft.

Stap 4 | Hoe zijn de IT beheermogelijkheden?

Beide applicaties bieden professioneel beheer, waarbij ook de eindgebruiker veel zelf kan inregelen. Omdat Microsoft Teams een onderdeel is van Office 365 worden het beheer en de beveiliging meegenomen in de volledige Microsoft 365 omgeving. Hierdoor heeft een beheerder één plek waarin hij de gehele Microsoft omgeving kan beheren. Ook multifactorauthenticatie en eDiscovery zijn hierin mogelijk. Met dit laatste kan elektronisch opgeslagen informatie worden opgezocht of ingetrokken voor bijvoorbeeld AVG-onderzoeksdoeleinden.

De overzichtelijke Webex Control Hub biedt deze feature ook, naast tools en services om de business maximaal te ondersteunen. Meer dan Microsoft Teams geeft Webex Teams hosts en beheerders machtigingen om toegang tot inhoud te verlenen of in te trekken en kunnen zij bepalen wat specifieke gebruikers (mogen/kunnen) doen.

Stap 5 | Zijn er verschillen in licenties en kosten?

Het globaal vergelijken van licenties en daarmee samenhangende kosten is wat lastiger: dit hangt samen met het aantal licenties/gebruikers, licentievereisten en gewenste features. Beide applicaties hebben een gratis versie, waarbij die van Microsoft Teams net even meer mogelijkheden biedt. Wil je ongelimiteerd gebruik kunnen maken van meer opties? Dan heb je bij beide keuze uit verschillende pakketten. Het voordeligste Microsoft-abonnement is Business Basic, voor €4,20 per gebruiker per maand. Het starterspakket van Cisco voor kleine teams bedraagt €12,85 per maand per host/gebruiker.

Zo snel geschetst lijkt Microsoft Teams kostentechnisch gezien 1-0 voor te staan. Maar dan nemen we de bocht iets te scherp. Voor een goede vergelijking kijk je naar welke abonnementen de features hebben die je nodig hebt in combinatie met je bestaande licenties. Als je wilt, helpen we je hier graag een handje mee. We bieden beide platforms aan dus geven je graag onafhankelijk advies.

Meer info over samenwerken?

Wil je meer weten over onze oplossingen om samen te werken? Laat het ons weten en wij nemen contact met je op!

Meer over samenwerken