Cisco Webex Teams

Een team dat blij is met een telecom en IT oplossing. Een uitdaging voor jou als IT-Manager. Cisco Webex Teams (voorheen Spark) kan je hier zomaar eens bij helpen. Lees hieronder meer over Webex Teams.

Download de whitepaper

Je hoort het nog wel eens: ‘Vroeger was alles beter’. Dat gaat misschien op voor de bruine flessen Heineken uit die gele krat, maar niet voor telecom en IT. Zo had je vroeger bijvoorbeeld nog geen Cisco Webex Teams. En om succesvol samen te werken anno nu, heb je zo’n soort tool hard nodig. Chat, online vergaderen met elkaar, conference gesprekken voeren, schermen delen en overnemen etc. Het kan met Cisco Webex Teams. Dit vanuit één veilige tool waar gebruiksvriendelijkheid voorop staat. En het heeft nog een eigenschap waar wij Nederlanders gek op zijn: het is gratis. Nou ja, voor een deel dan.

Cisco Webex Teams

Beter en gemakkelijker samenwerken

Projectmatig werken doe je vaak met collega’s en de klant. Soms zelfs met nog meer partijen. Je herkent vast dat er dan een enorme stroom aan communicatie ontstaat die via verschillende manieren op je af komt. Een appje hier, mailtje daar en een documentje in Google Drive. Met Cisco Webex Teams hoeft dit niet meer. Hoe werkt Webex Teams dan in de basis?

  • Je maakt voor een project een online ruimte aan en voegt de teamleden toe. Niet alleen collega’s, maar ook bijvoorbeeld externen. Zij kunnen de app gratis downloaden. Een andere fijne eigenschap is dat als je iemand later toevoegt aan de groep, diegene kan zien wat er eerder is gedeeld in de projectgroep.
  • Binnen de ruimte kan je gemakkelijk bestanden delen met elkaar (uiteraard veilig). Met de nieuwe wetgeving rondom datalekken en toenemende cybercrime is dit erg belangrijk.
  • En bellen of mailen dan? Je communiceert door het sturen van berichten in de ruimte en met een druk op de knop start je een call of videobellen met één of meerdere deelnemers van je projectgroep.
  • Cisco Webex Teams is een volledig cloud-gebaseerde oplossing van Cisco. Het is beschikbaar via web, desktop en mobiel. Die drie werken volledig synchroon. Is dat even lekker!
  • Webex Teams is inter-operabel. Een mooi woord om aan te geven dat Webex Teams een open systeem is wat gemakkelijk te koppelen is met andere systemen.

Cisco Webex Teams gratis?

Ja en nee… je kan de app volledig gratis installeren. Je beschikt dan over de (uitgebreide) basisfuncties van Cisco Webex Teams. Wil je meer geavanceerde functionaliteiten? Dan kun je overstappen naar een betaalde versie. Er zijn meerdere licenties beschikbaar. Alle met een vaste prijs per medewerker per maand en de mogelijkheid om te upgraden. Een overzicht van de licenties met de belangrijkste eigenschappen:

  • M0 | Deze licentie is gratis. De functionaliteiten zijn gelijk aan M1. Je kunt alleen deelnemen aan Webex Teams, maar hebt geen admin controls. Deze versie is vooral bedoelt voor als je als organisatie een derde wilt betrekken in een projectgroep of ruimte. Let op: de data is in dit geval eigendom van de persoon en niet van de organisatie. Houd hier rekening mee i.v.m. AVG en mogelijke datalekken.
  • M1 | Met deze licentie kun je meetings organiseren met 3 mensen (in-app), whiteboarden, chatten en documenten delen.
  • M3 | Met deze licentie kun je meetings organiseren met 25 mensen (in-app), whiteboarden, chatten en documenten delen, maar ook een meeting met 200 personen houden o.b.v. Webex. Het belangrijkste verschil met M1 is dan ook dat je met M3 de mogelijkheden hebt van videoconferencing.

Wordt er geen prijs vermeld bij M1 of M3? Dat klopt. De prijs van een licentie is namelijk afhankelijk van het type hardware dat je inzet per room. Wat we je wel kunnen vertellen: Cisco Webex Teams is al beschikbaar vanaf € 7,- per maand. Maak je al gebruik van een Cisco Communications Manager? Dan is Webex Teams ook zeker interessant voor jouw organisatie. Het kan namelijk volledig geïntegreerd worden in je bestaande omgeving.

Hardware die past als een jas

We zeiden het net al. Webex teams is beschikbaar via web, je mobiel en desktop. Maar wat Cisco Webex teams uniek maakt ten opzichte van andere oplossingen is de bijbehorende hardware die zorgt voor optimaal gebruiksgemak. Voor ruimtes kan je kiezen voor een Cisco Webex Board met geïntegreerde video of complete videosystemen (voor diverse formaten ruimtes). Wil je iets voor op de werkplek, dan kan je kiezen voor Webex desktop. Op bijna elk device kan je whiteboarden. Zo kan je gemakkelijk een aantekening maken in een document of een tekening om iets uit te leggen. Handig toch?!

Spreken uit ervaring

Klantcase | 0to9: Efficiënter werken in projectteams

In het werken met projectteams kan het soms uitdagend zijn om het overzicht te houden. 0to9 optimaliseert deze werkstroom, zodat teams nog efficiënter en fijner kunnen samenwerken. Hoe zij dat doen? Schouders eronder en gaan! Leonie van den Oever en Ilse van der Kaaden vertellen in deze klantcase hoe ze dit hebben aangepakt.

Waarom je aan de slag zou moeten met Cisco Webex Teams

Wat feiten op een rij

  • 100% van de bedrijven is op zoek naar ‘digitale transformatie’. Maar hoe zorg je ervoor dat dit bijdraagt aan de ontwikkeling van je organisatie?
  • Waar e-mail ooit revolutionair was in digitalisering, is het nu eerder een blok aan je been. 28% van de tijd gaat op aan e-mail managen. Niet gek als je 74% van je communicatie via mail doet. De grote vraag? Is mail wel altijd het geschikte middel voor de boodschap?
  • We zijn vergroeid aan die smartphone. Alleen is het de bedoeling dat 70% van je team whatsapp gebruikt voor zakelijke doeleinden? Niet echt veilig en lastig beheersbaar.
  • Wetende dat je in deze digitale wereld steeds sneller moet schakelen en je daarvoor meerdere mensen nodig hebt, is 10 minuten om een online meeting op te zetten best wel traag.
  • Medewerkers zijn steeds minder op kantoor. Lekker flexibel, dat wel. Maar als 78% van de medewerkers zich niet betrokken voelt met het team is dat een serieus aandachtspunt.

Wil je meer informatie ontvangen over de Cisco oplossingen die wij kunnen leveren? Laat het ons weten en wij nemen contact met je op!

Adoptie

Wat heb je aan een oplossing die niet of niet op de juiste manier wordt gebruikt? Precies niets! Daarom is het adoptieproces van een nieuwe werkwijze of tool super belangrijk. Teamleden of collega’s moeten zich comfortabel voelen bij de nieuwe tool. Hoe zorg je hiervoor? Betrokkenheid en training zijn twee sleutelwoorden. Iedere organisatie is uniek, daarom past bij iedere organisatie ook net een andere manier van adopteren van iets nieuws. DB+ kijkt graag samen met jou naar de wijze waarop we dit het beste binnen je organisatie kunnen aanvliegen.

De meest gestelde vragen over Webex Teams

Met hoeveel personen kan ik een vergadering starten in Webex Teams?

Met Webex Teams kun je vergaderen met 1 tot 1000 personen. Een ideale oplossing voor een videocall met je collega, projectteam of zelfs als presentatievorm richting een grotere groep. Meer info over Webex Teams kun je hier vinden.

Wat is het verschil tussen Jabber en Webex?

Cisco Jabber is een communicatie applicatie die gebruikt kan worden voor beschikbaarheid, bellen en chatten. Let op: Cisco Jabber is altijd gekoppeld aan een Cisco telefooncentrale.

Cisco Webex Teams en Cisco Webex Meetings zijn conference applicaties waarmee je met collega’s kan samenwerken in kleine projectgroepen en een conference call kan opzetten met een grotere groep mensen (tot 1000 personen). Via Webex kun je bestanden delen, presence inzien, chatten, een gesprek opnemen en een scherm delen om samen te werken aan een project. Optioneel: deze oplossing is te koppelen aan je Cisco telefooncentrale.

Is Webex Teams AVG proof?

Cisco Webex Teams ondersteunt de AVG door persoonlijke gegevens te beschermen en te respecteren. Naast de bestaande beveiligings- en nalevings- beleidsregels heeft Cisco de volgende verbeteringen in gegevens en privacy geïntroduceerd.

Gebruikers van opties waarschuwen bij het omzetten van deze naar jouw organisatie
Wanneer je een gebruiker van buiten je eigen organisatie converteert naar jouw organisatie, wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gebracht en heeft hij/zij 14 dagen de tijd om ervoor te kiezen om de bestaande inhoud privé te houden of om aan jouw organisatie bij te wonen.

  • Wanneer de gebruiker ervoor kiest om de bestaande inhoud privé te houden, wijzigen ze het e-mailadres dat ze gebruiken met de app en wordt er een nieuw account gemaakt voor deze in jouw organisatie.
  • Wanneer de gebruiker deelneemt aan jouw organisatie, wordt jouw organisatie de eigenaar van alle teams, ruimten of inhoud die door de gebruiker is gemaakt in de app. Het Bewaar beleid van jouw organisatie is van toepassing op alle inhoud die zij maken. Als je de Active Directory synchronisatie gebruikt, moet je de gebruiker ook aan jouw Active Directory toevoegen.

Als de gebruiker na 14 dagen geen keuze heeft ingesteld, worden ze automatisch naar jouw organisatie verplaatst.

Door gebruiker gegenereerde inhoud verwijderen wanneer organisatie wordt verwijderd
Wanneer een organisatie wordt verwijderd, wordt ook alle door gebruikers gegenereerde inhoud verwijderd. Dit geldt ook voor teams, ruimten, bestanden en White boards die de gebruikers hebben gemaakt.

Verwijdering van door gebruiker gegenereerde gegevens aanvragen
Wil je door een gebruiker gegenereerde inhoud verwijderen? Dan kun je een verzoek doen door de gegevens naar privacy@cisco.com te sturen. De door de gebruiker gegenereerde inhoud en persoonlijke gegevens worden verwijderd.

Inactieve Cisco WebEx-gebruikers verwijderen
Voor Cisco Webex-sites: wanneer je de gebruiker in Cisco Webex-sitebeheer deactiveert, wordt deze als inactief gemarkeerd voor Cisco Webex Teams. Als er gedurende 30 dagen geen actie wordt ondernomen, wordt de gebruiker verwijderd.

Hoe installeer je Webex Teams?

Heel simpel. Voor het persoonlijk account kan je dit zelf doen: www.webex.com/downloads. Een kleine maar… wij hebben natuurlijk wel erg veel ervaring? Zonde om hier geen gebruik van te maken. We helpen je graag. Voor het bedrijfsaccount voor een periode van 90 dagen moeten wij dit sowieso voor je doen. Klik hier en we nemen contact met je op.

Hoe neem je in Webex Teams contact op met een persoon?

  1. Klik op het + icoontje om naar de volgende stap te gaan.
  2. Klik op ‘contact met iemand opnemen’.
  3. Voeg in de zoekbalk personen aan je ruimte toe. Zoek op naam of voeg hen toe met hun e-mailadres.
  4. Je ruimte met de persoon is aangemaakt.
  5. Wil je een berichtje sturen? Schrijf onderin de chatbalk je bericht en verzend deze hier. Je kunt bestanden, een schermafbeelding, emoticons en GIFjes toevoegen.
  6. Wil je een telefoongesprek starten? Rechts bovenin zie je een groene cirkel met de icoontjes van een telefoon en videocamera. Klik op het icoon Gesprekken en kies vervolgens via welk telefoonnummer je de persoon wilt bellen. Wil je alleen bellen? Klik dan op het telefoon icoontje.
  7. Wil je videobellen? Rechts bovenin zie je een groene cirkel met de icoontjes van een telefoon en videocamera. Klik op het icoon Gesprekken en kies vervolgens via welk telefoonnummer je de persoon wilt bereiken. Let op: Kies voor het videocamera icoontje, zodat je een gesprek opzet met beeld.

Hoe maak ik een ruimte met een groep aan?

  1. Klik op het + icoontje om naar de volgende stap te gaan.
  2. Klik op ‘een ruimte maken’.
  3. Geef de ruimte een naam. Kies een naam die voor het projectteam logisch is, bv de klantnaam i.c.m. de naam van het project.
  4. Voeg in de zoekbalk de personen aan je ruimte toe. Zoek op naam of voeg hen toe met hun e-mailadres. Dit kunnen collega’s zijn, maar ook externen.
  5. Heb je iedereen toegevoegd van het projectteam? Klik dan op maken, zodat de ruimte wordt aangemaakt.
  6. Wil je een berichtje sturen naar het projectteam? Schrijf onderin de chatbalk je bericht en verzend deze hier. Je kunt bestanden, schermopnames, emoticons en GIFjes toevoegen.
  7. Via de drie puntjes ‘…’ rechts bovenin kom je terecht in een menu. Hier kun je naast de chat die je ook onderaan kunt benaderen ook:
    • een whiteboard aanmaken. Super fijn om zaken uit te tekenen;
    • via planning een afspraak plannen met het projectteam;
    • personen toevoegen aan het projectteam;
    • gemakkelijk bij de bestanden die gedeeld zijn in de groep;
    • gemakkelijk naar de threads waar jij op gereageerd hebt in de groep;
    • snel inzien welke koppelingen er gedeeld zijn in de groep.

Hoe plan ik een vergadering met Webex Teams en Outlook?

Je kunt een vergadering inplannen via je eigen agenda. Let op: dit werkt alleen wanneer de Webex omgeving is gekoppeld aan Outlook. Vraag je IT-beheerder of dit het geval is.

  1. Ga naar je agenda en plan een afspraak in;
  2. Voeg de personen toe aan je uitnodiging;
  3. In het veld locatie voer je een van de volgende opties in:
    1. @webex. Hiermee maak je een Webex Teams vergadering in een persoonlijke ruimte aan.
    2. @webex: ruimte. Hiermee maak je een Webex Teams vergadering en automatisch een nieuwe ruimte in Webex Teams aan met behulp van het onderwerp van de vergadering als de naam van de ruimte.
  4. Stel eventuele andere vergaderingsopties in en klik op verzenden;
  5. De uitnodiging wordt verstuurd naar de deelnemers. In de uitnodiging komt de informatie te staan hoe deelnemers de vergadering kunnen bijwonen.

Hoeveel personen worden tijdens een Webex bijeenkomst tegelijk op het scherm weergegeven?

Tijdens een Webex bijeenkomst worden maximaal 25 mensen tegelijkertijd getoond op een laptop, omdat het beeld anders te klein wordt. Maak je gebruik van Webex Teams op je mobiel? Dan wordt alleen de persoon getoond die aan het woord is.

Wat is het verschil tussen een gratis account en een bedrijfsaccount?

Gratis individueel account
Bij een gratis account moet iedereen in de organisatie een individueel gratis account aanmaken via www.webex.com/downloads. Met dit account kun je zelf personen uitnodigen om op afstand mee samen te werken. Cisco heeft de mogelijkheden van het gratis account door COVID-19 uitgebreid met de volgende functies:

  • Onbeperkt gebruik (geen tijdsbeperkingen);
  • Biedt ondersteuning voor maximaal 100 deelnemers;
  • Biedt gratis inbellen (naast bestaande VoIP mogelijkheden).

Het nadeel van een gratis individueel account? Iedere gebruiker moet dit zelf aanmaken en er is geen centraal beheer mogelijk. Daarbij wordt je chathistorie niet opgeslagen, kun je niet met meer mensen tegelijkertijd bellen en kun je alleen bellen met andere Webex gebruikers.

De gratis Webex persoonlijke account voor webex.com is beschikbaar in de volgende landen: Australië, Oostenrijk, België, Brazilië, Bulgarije, Canada, Kroatië, Cyprus, Tsjechische Republiek, Denemarken, Estland, Finland, Frankrijk, Italië, India, Indonesië, Ierland, Israël, Luxemburg, Frans-Griekenland Macau, Maleisië, Malta, Mexico, Nederland, Nieuw-Zeeland, Noorwegen, Polen, Thai, Roemenië, Singapore, Slowakije, Slovenië, Zuid-Afrika, Zuid-Korea, Spanje, Zweden, Zwitserland (Verenigde Arabische Emiraten), Oekraïne en het Verenigd Koninkrijk Verenigde Staten en Vietnam.

Bedrijfsaccount
Bij een bedrijfsaccount helpen we je om deze bedrijfsmatige omgeving voor je in te richten. Door COVID-19 kun je het bedrijfsaccount nu 90 dagen testen. Na die 90 dagen kunnen we het account omzetten naar een definitief account. Dit met behoud van je gehele geschiedenis. Met een bedrijfsaccount heb je:

  • Een eigen admin omgeving voor centraal beheer;
  • Maak je vanuit deze omgeving centraal alle gebruikers aan;
  • Beheer je deze gebruikers;
  • En beschik je over rapportage.

Webex Teams in een whitepaper

We helpen we je graag een handje in je oriëntatie en nemen je in deze whitepaper mee in een aantal belangrijke aandachtspunten.

Vraag je whitepaper aan

+65

medewerkers

+2000

klanten

+43

NPS

87%

Customer Effort Score